「名刺交換は必要?必要ない?」
最近では就活用に名刺を作成し、社会人の方と名刺交換を行う学生も増えています。
今回は、名刺の必要性から名刺交換の方法、作り方まで詳しくご紹介します!
▼名刺の必要性
ビジネスマナーとして、初対面の場合は名刺交換をします。名刺には、名前や所属企業、部署名、連絡先などを正しく相手に伝え、その後のコミュニケーションをスムーズにする役割があります。
就職活動をする上で、名刺が必須かと聞かれると、そうではありません。しかし、持っていたほうがメリットがあるため名刺を作る学生が増えているのが現状です。
名刺交換のメリットは大きく2つあります。
【相手の連絡先を知ることができる】
【好印象を与えられる】
就活生が名刺を渡せば、ビジネスマナーとして相手も名刺を渡してくれるので、【相手の連絡先を知ること】ができます。採用担当者や先輩社員の連絡先が分かれば、説明会やインターンのあとにお礼のメールを送ったり、追加の質問をしたりすることができます。また、OBOG訪問を依頼するきっかけにもなります。
また、就活用に名刺を作成する学生が増えたといっても、まだ多くはありません。そのため名刺を渡すことで「名刺をくれた〇〇さん」と採用担当者の記憶や印象に残りやすいのは間違いありません。採用活動で多くの学生と会っている人事担当者に顔と名前をしっかり認識されている学生は少ないため、ライバルに差をつけることができます。
メリットがあるなら作っておいたほうが良さそうですよね!ただし、せっかく名刺を持っていても名刺交換のマナーができていなければ、逆効果です。名刺交換の前にマナーもしっかり学んでおきましょう!
▼名刺交換の作法《受け取り方》
自分から名刺を渡さなくても、企業説明会などで人事の方から名刺を渡してくれることもあります。緊張する場面ですが、マナーが身についている学生だと好印象を与えられるよう、ポイントを押さえておきましょう!
①必ず立って、相手のほうに身体を向けます。
②相手が名乗って名刺を差し出してきたら、「頂戴します(もしくは、ありがとうございます)」と言い、両手で受け取ります。
③受け取った名刺を胸の位置で持ちます。
④相手の目を見て「〇〇大学の〇〇と申します。よろしくお願いいたします。」と挨拶をします。
(自分の名刺を持っている場合は、名刺を渡しましょう※《渡し方》の項目を参考に)
【ポイント】
・すぐにしまわない
名刺をもらってから挨拶や話をしている間は、両手で胸の前に持っておきましょう。話が終わった後もすぐにポケットや鞄にしまうのではなく、移動して相手から見えなくなった場所で名刺入れにしまいます。そのままポケットや鞄にしまうのはNGなので、名刺入れを準備しておくことをおすすめします。
・名刺は名刺入れの上に置く
名刺交換後に立ち話ではなく面談など座ってお話をする場合は、いただいた名刺を名刺入れの上に乗せて机の上に置いておきます。一枚であれば問題ありませんが、複数いただいた場合は注意が必要です。
縦に並べる場合は役職が上の方から順に並べます。
横に並べる場合は座席の順でも問題ありません。
名刺を重ねることはNGのため、名刺入れに乗せられない場合はスケジュール帳の上に置くなど、工夫しましょう。
▼名刺交換の作法《渡し方》
①相手が読みやすい向きにした名刺を名刺入れの上に乗せ、両手で持ちます。
②相手の目の前に立ち「〇〇大学の〇〇と申します。よろしくお願いいたします。」と名乗り、名刺を渡しましょう。
※相手も同じタイミングで名刺を出してくれた場合
①右手で自分の名刺を差し出し、左手で相手の名刺を受け取ります。
②受け取った相手の名刺は、すぐに右手を添え、両手で持つようにしましょう。
③名刺を受け取ったら「頂戴します(もしくは、ありがとうございます)」と言います。
【ポイント】
・渡す前に一言添える
就活生から名刺を渡すことはまだ定番ではありません。いきなり大学名と名前を名乗って渡すのではなく、「本日は説明会を開催いただきありがとうございました。」など前置きをしてから名刺交換に移りましょう。また、実際に名刺交換を行った先輩方の例として、名刺の裏に説明会の感想を書いた、説明会後のアンケートにクリップで名刺を付けて提出した、などもあります。マナーを守ったうえで工夫すると良いでしょう。
・同時交換の場合、相手より低い位置に差し出す
自分と相手が同時に名刺を差し出した場合は、相手より低い位置になるよう名刺の位置を下げましょう。手だけ下げるのではなく、膝を曲げて腰を低くすると自然な姿勢で渡せます。
▼名刺の活用、管理方法
名刺交換で名刺を受け取ったら、その日中にお礼メールを送りましょう。選考結果に影響するかは分かりませんが、好印象を抱いてもらえる可能性は高いです。お礼メールには、説明会の感想や興味を持った点など一言添えるとGOODです!
名刺交換で受け取った名刺は、就活終了まできちんと管理しましょう。終了後に必要のない名刺は、シュレッダーにかけて処分します。安易にゴミ箱に捨てるのはやめましょう。
管理方法は、アナログな方法とデジタルな方法があります。
アナログな管理方法であれば、ファイル管理がおすすめです。名刺ファイル・名刺フォルダなど名刺を収納するためのファイルを活用し、50音順や業界別、時期別などで整理しましょう。相手の印象や話した内容などをメモしておくと、後で見直したときに思い出しやすくなります。
デジタルな方法であれば、名刺管理アプリやExcelで管理しましょう。最近は様々な名刺管理アプリがあり、名刺をスマホで撮影するだけでデータ化することができます。管理できる枚数や読み取り項目などアプリによって異なるため、自分に合ったアプリを選びましょう。Excelであれば少し手間はかかりますが、枚数制限なく、項目も自分の好きなように工夫できます。会社名・部署・役職・名前・連絡先など名刺に載っている項目の入力に加え、列ごとに項目を統一したり、相手の印象や話した内容の項目を追加したりするのも良いです。
▼名刺の作り方
名刺の作成方法は様々ありますが、名刺作成サイトを使って発注するのが最も簡単で手軽な方法です。パソコンやアプリを使って自分で作ることもできますが、時間がかかるのと紙の準備や印刷などの手間が発生します。デザインや広告系の企業を受ける場合は、個性をアピールするために自分で作成するのも良いかもしれません。
【注意点】
・名刺に載せる基本項目
「大学名・学部・氏名・メールアドレス・電話番号」など必要最低限の情報にとどめましょう。自宅住所を載せている学生もいますが、必須ではありません。名刺でアピールしたい気持ちは分かりますが、肩書や実績などを載せすぎるのはマイナス印象を与えてしまうこともあります。多すぎるのは良くありませんが、「名前の読み方が分かりにくい場合は、ひらがなやローマ字で読みかなをつける」「スポナビの学生は、部活動を載せる」などちょっとした工夫は好印象です◎
・シンプルなデザインにする
ビジネスシーンに合うシンプルなデザインが良いです。印象付けるために奇抜なデザインにする人もいますが、名刺自体でアピールするのではなく、お礼メールや添える言葉などを工夫しましょう。デザインに悩む場合は、大学生協や就職課に大学が作成しているものがないか確認してみてください。
・写真付きもGOOD!
名刺に顔写真を入れるのもおすすめです!写真があると相手の記憶に残りやすくなります。写真も載せる場合は、証明写真を入れましょう。写真あり・なし両方使いたい場合は、写真なしの名刺を用意しておき、証明写真を切手サイズにシールプリントしたものを別に用意して、必要に応じて証明写真を貼って渡すといいでしょう。
・予算を削りすぎない
交通費や書類郵送など就活には何かとお金がかかります。少しでも節約したくなると思いますが、紙がペラペラ、名刺の形がいびつ、印刷が斜めにずれている、などあまりにもお粗末な作りだと逆にマイナス印象になってしまいます。予算を削りすぎず、ある程度の品質のものを用意しましょう!
スポナビでは参加特典として名刺をプレゼントするイベントもあるので、名刺交換をしたい方はぜひチェック&ご予約ください ♪